Lean management jest jedną z koncepcji zarządzania organizacją; termin ten został po raz pierwszy użyty w 1988 roku. Składają się na niego model biznesowy, a także zbiór pewnych metod, które pomagają uzyskać wysoką jakość przy utrzymaniu niskich cen oraz terminowości.

Termin „lean” po raz pierwszy został użyty przez Johna Krafcika w artykule umieszczonym w „Sloan Management Review”. Pojęcie zyskało popularność dzięki grupie naukowców z Instytutu Technologii z Massachusetts. Prowadzili oni międzynarodowy program badawczy dotyczący sektora motoryzacyjnego – badane były nakłady poniesione przez przedsiębiorstwa z Europy, Ameryki i Japonii oraz osiągnięte przez nie wyniki. Najlepsze rezultaty osiągnęła japońska Toyota. System tej firmy, określony jako „lean manufacturing”, opierał się na ograniczeniu urządzeń, pracy i czasu, przy dostarczeniu produktu jak najlepszej jakości. System ten powstał na podstawie pomysłu Henry’ego Forda, który w 1913 roku wprowadził w swojej fabryce taśmowy montaż samochodu.

Na czym polega lean management?

Podstawą lean management jest maksymalizacja wartości produktu praz minimalizacja wysiłku i strat. W efekcie ma powstać produkt, który w jak największym stopniu zadowoli klienta. Jednocześnie dąży się do ograniczenia strat. Do osiągnięcia tego celu potrzebne jest skupienie się przede wszystkim na przepływie produktów oraz usług.

Lean management opiera się na procesie myślowym złożonym z 5 etapów. Pierwszą kwestią jest pytanie o wartość produktów dla klienta. Następnie powinna nastąpić identyfikacja poszczególnych etapów oraz eliminacja faz, które nie mają wpływu na wartość końcową produktów. Dane etapy należy następnie uszeregować, aby usprawnić proces. Kolejnym elementem procesu myślowego jest tak zwany system ssący, czyli dostarczanie klientowi produktu w odpowiedniej ilości i we właściwym czasie – wyklucza to na przykład robienie zapasów. Bardzo ważne jest dążenie do perfekcji, zgodne z filozofią Kaizen, i ciągłe udoskonalanie produktu.

Bardzo ważnym aspektem lean management jest dążenie do likwidowania marnotrawstwa. Celem jest eliminacja wszelkich czynników, które wpływają na wzrost kosztów bez wpływu na wartość. Do takich kwestii należą produkowanie zbyt dużej ilości produktów, zła organizacja pracy, długie okresy bezruchu, niekonieczny transport, magazynowanie produktów, zbyt duża obróbka oraz wady poszczególnych elementów procesu.

W koncepcji lean management stosowane są różne narzędzia. Najważniejszym z nich jest VSM, czyli Value Stream Mapping. Jest to Mapowanie Strumienia Wartości, które służy do zbierania informacji dotyczących przepływu elementów w procesie.

Jakie wartości są najważniejsze?

Lean management kładzie duży nacisk na przestrzeganie pewnych zasad. Wśród nich znajduje się między innymi wartość, jaką dany produkt niesie ze sobą dla klienta. Istotnym zaleceniem, które przyczyniło się do sukcesu producentów samochodów, było zadbanie o swobodny przepływ materiałów i surowców. Dzięki temu nie dochodzi do nadmiernego magazynowania niepotrzebnych surowców. W tym celu tworzony jest tak zwany system ssący, który polega na tym, że niezbędne materiały są dostarczane zawsze dokładnie w wymaganym momencie. Charakterystyczną cechą zarządzania wersji lean jest ciągłe dążenie do doskonalenia usług i produktów. Jakość ma przeważać nad ilością. Punktem początkowym i końcowym dla każdej optymalizacji jest zawsze klient oraz dostosowanie sposobu działania firmy do jego oczekiwań.

Najważniejsze narzędzia stosowane w lean management

Oprócz wspomnianego wcześniej mapowania wartości, osoby chcące wdrożyć sposób zarządzania typu lean korzystają również z takich narzędzi jak 5S. Pod tym skrótem kryje się pięć pojęć: systematyka, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina oraz sortowanie. Celem tych czynności jest tworzenie optymalnego, uporządkowanego miejsca pracy, które sprzyja produkcji wyrobów dostosowanych do wymagań klienta. Kolejnym narzędziem jest TPM, które opiera się na całościowym utrzymaniu ruchu. Celem stosowania tej praktyki jest zapewnienie każdemu pracownikowi swobodnego dostępu do narzędzi stosowanych w procesie produkcji. Dla zagwarantowania sprawnej naprawy w razie awarii w zakładzie produkcyjnym lean management zaleca korzystanie z metody SMED, która polega na skracaniu czasu potrzebnego na przezbrojenie maszyn. Doskonalenie firmy nie byłoby możliwe bez eliminacji pomyłek. W tym zakresie omawiane podejście proponuje takie rozwiązania jak Poka-Yoke. Koncentruje się ono na zmniejszaniu czasu niezbędnego do przeprowadzenia szkoleń, zachęcaniu pracowników do optymalizacji sposobu pracy, a także ograniczaniu czynności powtarzalnych.

Jakie korzyści płyną z zastosowania zasad lean management?

Dzięki wdrożeniu proponowanych zaleceń można osiągnąć takie korzyści jak wzrost wydajności oraz efektywne gospodarowanie przestrzenią. Lean management pozwala znacząco zmniejszyć zapasy powstające w czasie produkcji, a także powierzchnię przeznaczoną do użycia maszyn produkcyjnych. Umożliwia także znaczne skrócenie czasu produkcji przy jednoczesnym zachowaniu takiego samego, a nawet wyższego poziomu jakości.