Rola procedur w systemach zarządzania jakością jest oczywista – mają przede wszystkim opisać warunki kontroli jakiegoś działania lub warunki jego wykonania. Operacyjny charakter procedur sprawia, że są one zaadresowane do konkretnego wykonawcy, którego zadanie polega na ich realizacji w danej organizacji.

Prawidłowo stworzona procedura powinna zawierać kilka kluczowych pozycji. Poza wyznaczeniem pracownika (lub pracowników) odpowiedzialnych za jej realizację, musi również określać m.in. zakres oraz zasady jej stosowania, zakres warunków, które powinny być przestrzegane podczas wdrażania lub kryteria dotyczące zastosowania alternatywnych rozwiązań.

Procedury redaguje się na przygotowanych specjalnie do tego celu drukach. Istnieje szereg wytycznych dotyczących zawartości poszczególnych dokumentów proceduralnych. Najpopularniejsza z nich zakłada istnienie następujących rozdziałów:

• Przedmiot i cel procedury.
• Zakres jej stosowania i rozdzielnik.
• Nadrzędne dokumenty i definicje.
• Odpowiedzialność za prawidłowe wprowadzenie i funkcjonowanie procedury.
• Postępowanie proceduralne.
• Dokumenty związane z procedurą.
• Sposób dokumentacji i obiegów poszczególnych zapisów jakości.
• Związek z innymi procedurami.
• Zasady oraz sposoby archiwizacji.
• Załączniki.
• Karta Zmian.

Procedury powinno się numerować w oparciu o następujący wzór: numer/wersja/wydanie/data wydania.