Wdrażanie i utrzymywanie systemów zarządzania zgodnych z różnymi normami ISO może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy firma decyduje się na certyfikację w kilku obszarach jednocześnie. Integracja systemów zarządzania, takich jak ISO 9001 (zarządzanie jakością), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe) i ISO 45001 (zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy), pozwala jednak na znaczne usprawnienie procesów, obniżenie kosztów i lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów. Jak zatem skutecznie połączyć te trzy standardy w jeden zintegrowany system zarządzania?

Dlaczego warto integrować systemy zarządzania ISO?

Integracja systemów zarządzania niesie ze sobą wiele korzyści:

• Eliminacja powielania działań. Unifikacja procesów pozwala uniknąć tworzenia osobnych procedur i dokumentacji dla każdego standardu.
• Obniżenie kosztów. Zarządzanie jednym systemem zamiast kilkoma oznacza mniejsze nakłady pracy, mniej szkoleń oraz oszczędności przy audytach zewnętrznych.
• Usprawnienie zarządzania. Zintegrowany system zapewnia lepszą kontrolę nad kluczowymi procesami organizacji i ułatwia ich monitorowanie.
• Większa spójność. Jednolity system wspiera tworzenie jednolitej kultury organizacyjnej, w której priorytety, takie jak jakość, środowisko i bezpieczeństwo pracy, są wzajemnie powiązane.

Podstawy wspólne w ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001

Normy ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001 opierają się na podobnej strukturze, co znacznie ułatwia ich integrację. Wspólne elementy obejmują:

• koncentrację na kontekście organizacji ‒ analiza otoczenia biznesowego i potrzeb interesariuszy jest wymagana we wszystkich trzech normach;
• zarządzanie ryzykiem ‒ wszystkie systemy ISO wymagają identyfikacji i zarządzania ryzykami – różnią się jedynie ich specyfiką (np. jakość, środowisko, BHP);
• zaangażowanie kierownictwa ‒ kluczowe jest, aby najwyższe kierownictwo aktywnie wspierało wdrażanie systemów i uwzględniało je w strategii firmy;
• ciągłe doskonalenie ‒ wszystkie normy promują cykl PDCA (Plan-Do-Check-Act), czyli podejście oparte na planowaniu, realizacji, monitorowaniu i doskonaleniu działań;
• dokumentację ‒ normy ISO wymagają utrzymania dokumentacji, takiej jak polityki, procedury czy zapisy – co daje możliwość ich połączenia w ramach jednego systemu.

Jak połączyć systemy zarządzania ISO?

Krok 1: Przeprowadź analizę istniejących systemów

Zacznij od przeglądu, jakie systemy są już wdrożone w Twojej organizacji. Określ, jakie elementy są wspólne, a jakie wymagają integracji. Wśród kwestii do rozważenia warto wziąć pod uwagę:

• czy firma ma już opracowaną politykę jakości, środowiskową i BHP,
• jakie procedury mogą być wspólne dla wszystkich systemów (np. audyty wewnętrzne, zarządzanie dokumentacją).

Krok 2: Utwórz jedną, zintegrowaną politykę zarządzania

Zamiast trzech osobnych polityk (dla ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001), opracuj jedną politykę systemu zarządzania, która będzie uwzględniała wszystkie trzy obszary: jakość, środowisko i BHP. Polityka ta powinna jasno definiować zobowiązania organizacji i jej cele w każdym z tych obszarów.

Krok 3: Zunifikuj procedury i procesy

Które z nich można ujednolicić? Na przykład:

• zarządzanie ryzykiem ‒ w jednym dokumencie możesz opisać, jak organizacja identyfikuje i ocenia ryzyka w obszarach jakości, środowiska i BHP;
• audyty wewnętrzne ‒ możesz stworzyć jeden harmonogram audytów dla całego zintegrowanego systemu zarządzania;
• szkolenia ‒ program szkoleń dla pracowników może obejmować jednocześnie kwestie związane z jakością, ochroną środowiska i bezpieczeństwem pracy.

Krok 4: Wykorzystaj narzędzia technologiczne

Systemy informatyczne mogą znacząco ułatwić integrację. Oprogramowanie do zarządzania ISO pozwala przechowywać dokumentację, monitorować ryzyka i planować audyty w jednym miejscu, co minimalizuje możliwość pojawienia się pomyłek i znacznie usprawnia pracę.

Krok 5: Zapewnij zaangażowanie pracowników i kierownictwa

Konieczne jest przeszkolenie zespołów w zakresie zintegrowanego systemu oraz zapewnienie ich zaangażowania. Kierownictwo powinno również aktywnie wspierać proces integracji i wskazywać, jakie korzyści przynosi firmie takie podejście.

Przykład integracji systemów w praktyce

Przyjmijmy, że firma produkcyjna posiada certyfikaty ISO 9001 i ISO 14001, ale planuje wdrożenie ISO 45001. W praktyce może to wyglądać tak:

• w pierwszej kolejności firma aktualizuje swoją politykę zarządzania jakością i środowiskiem, uwzględniając w niej zobowiązania dotyczące BHP;
• następnie przeprowadza się wspólną analizę ryzyka, uwzględniając zarówno aspekty środowiskowe (np. emisje CO₂), jak i ryzyko związane z bezpieczeństwem pracowników;
• niezbędnym dalszym krokiem jest zorganizowanie szkoleń. Pracownicy zostają przeszkoleni z nowych procedur zintegrowanego systemu, np. dotyczących działań w sytuacjach awaryjnych obejmujących zarówno środowisko, jak i BHP;
• integracja trzech systemów zarządzania ISO musi zostać przetestowane. Firma organizuje więc jeden audyt wewnętrzny, który sprawdza zgodność z trzema normami jednocześnie.

Jakie korzyści z wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania odniesie ta firma produkcyjna?

• Jedno spójne podejście. Zamiast trzech odrębnych systemów organizacja zyskuje jedno, które łatwiej zarządzać i rozwijać.
• Oszczędność czasu i pieniędzy. Zintegrowane audyty, wspólne procedury i szkolenia minimalizują koszty administracyjne i operacyjne.
• Większa efektywność. Lepsza koordynacja działań i mniejsze ryzyko niezgodności dzięki spójnym procesom.

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak sprawnie przeprowadzić wdrożenie systemu zarządzania odnoszącego się do kilku norm ISO, skontaktuj się z Grupą Doradczą Qualitas. Nasi specjaliści przeprowadzą Twoją firmę przez zawiłości logistyczno-prawne z tego zakresu i zapewnią Twojemu biznesowi jeszcze lepsze funkcjonowanie.