Norma ISO 9001 określa wymagania dotyczące zarządzania systemami jakości. Zostały w niej opisane reguły dotyczące zarządzania systemem jakości, jednak znajdziemy tam również inne zapisy. W związku z upowszechnianiem się normy coraz większym zainteresowaniem cieszy się stanowisko pełnomocnika do spraw jakości. 

Ta funkcja jest nieodłącznie związana z ISO 9001, ponieważ norma w punkcie 5.3 określa obowiązek przydzielenia jej sprecyzowanych odpowiedzialności i uprawnień. I chociaż aktualnie obowiązująca norma ISO 9001:2015 nie narzuca konieczności posiadania w firmie stanowiska Pełnomocnika ds. jakości, to jednak wciąż jest to najbardziej powszechny sposób spełnienia przez firmę wymagań określonych przez normę w odniesieniu do nadzoru nad Systemem Zarządzania Jakością.

Funkcje pełnomocnika do spraw jakości a wdrażanie ISO 9001

Zakres obowiązków pełnomocnika do spraw jakości jest bardzo rozległy.

• Do jego zadań należy przede wszystkim organizacja systemu jakości w organizacji, a także jego kontrola i udoskonalanie. Pełni również funkcję kierowniczą w dziedzinie zarządzania jakością.
• Jednocześnie jest zobowiązany do prezentowania uzyskiwanych wyników przed kierownictwem organizacji.
• Pełnomocnik do spraw jakości powinien też rozwijać filozofię jakości, dbać o spełnianie wymagań klienta oraz zachowanie norm prawnych.
• Jego obowiązkiem jest też zapewnienie zgodności systemu z wymaganiami zawartymi w normie ISO 9001.
• Powinien inspirować pozytywne zmiany, które pozwolą na udoskonalenie systemu oraz reprezentować organizację.
• Ponadto pełnomocnik do spraw jakości planuje audyty, angażuje się w ich prowadzenie oraz sprawuje nadzór nad działaniami naprawczymi.

Czym na co dzień zajmuje się pełnomocnik ds. zapewnienia jakości?

Pełnomocnik ds. jakości pozostaje w kontakcie z właścicielami procesów (np. kierownikiem produkcji, kierownikiem zakupów), od których zbiera informacje o procesach, wskaźnikach (KPIs), ryzykach. Nadzoruje również prowadzenie dokumentacji zespołu systemu zarządzania, przygotowując odpowiednie raporty dla kierownictwa wyższego szczebla. Zajmuje się sprawdzaniem sprzętu kontrolno-pomiarowym, aby upewnić się, że jest prawidłowo skalibrowany oraz działa prawidłowo.

Pełnomocnik ds. jakości wykorzystuje w swojej pracy komputer, dedykowane programy do nadzoru SZJ, nierzadko sprzęt laboratoryjny oraz specjalistyczne przyrządy. Codzienne obowiązki obejmują m.in.:

• weryfikację specyfikacji technicznej produktów lub usług;
• pobieranie próbek produktów w celu ustalenia, czy są zgodne ze specyfikacją oraz założonymi standardami;
• koordynację rozwoju standardowych dokumentów: instrukcji roboczych, instrukcji procesowych i innych dokumentów operacyjnych;
• w razie potrzeby inicjowanie działań naprawczych;
• szkolenie i pomoc pracownikom w wykonywaniu ich zadań, wpisujących się w kontrolę jakości;
• sporządzanie raportów dla odpowiednich grup zarządzających.

Jak zostać pełnomocnikiem do spraw jakości w firmie wdrażającej ISO 9001?

Osoba na stanowisku pełnomocnika do spraw jakości powinna mieć odpowiednie predyspozycje oraz umiejętności. Stanowisko powinno być przede wszystkim związane z przynależnością do głównego kierownictwa organizacji oraz z dużym autorytetem – zarówno formalnym, jak i nieformalnym. Pełnomocnik do spraw jakości musi być doskonale zaznajomiony z filozofią zarządzania jakością oraz wymaganiami normy ISO 9001, a także z zasadami działania systemu jakości w danej organizacji. Przydatnymi cechami są zdolności kierownicze, mediacyjne oraz komunikacyjne. Osoba na tym stanowisku powinna być zaangażowana w prace nad systemem jakości oraz być gotowa na ciągłe doskonalenie i zmiany.

Jest to zestaw uniwersalnych cech, które powinny charakteryzować pełnomocnika do spraw jakości, jednak warto pamiętać, że każda organizacja może wyznaczyć cele, które stawia przed osobą pełniącą tę funkcję. Dla osób, które chcą podjąć się tej roli, przydatne będą kursy z zakresu wymagań normy ISO 9001 oraz systemów zarządzania jakością, ale także wszelkie szkolenia z zakresu, chociażby komunikacji, mediacji lub zdolności organizacyjnych.

Umiejętności i predyspozycje pełnomocnika ds. jakości. Jakie są wymagania na to stanowisko?

Pełnomocnicy ds. jakości muszą być w stanie zachować poufność wrażliwych informacji, które są nieodłącznym elementem ich pracy. Powinni posiadać również wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, ponieważ regularnie kontaktują się zarówno z klientami, jak i personelem. W ramach swoich obowiązków mogą być odpowiedzialni za przygotowywanie budżetów związanych z inicjatywami na rzecz poprawy jakości, dlatego dodatkowym atutem jest posiadanie zdolności analitycznych i matematycznych. Ponieważ ich praca polega na opracowywaniu planów poprawy produktów i usług, muszą mieć umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów. Pełnomocnicy ds. jakości wyznaczają również cele i kierunki dla pracowników, aby poprawić standardy jakości, dlatego ważne jest, aby posiadali umiejętności przywódcze.

Dla osoby, która obejmuje stanowisko pełnomocnika ds. jakości, istotnymi atrybutami są zdolności interpersonalne, zarządcze oraz umiejętność wspierania w zarządzaniu innych pracowników. Ważne, aby dobrze zrozumieć firmę, dla której się pracuje i jej procesy.