Czym zajmuje się audytor wewnętrzny?

Czym zajmuje się audytor wewnętrzny? Jakie powinien mieć kompetencje? W jakich obszarach działa? Na te i wiele innych pytań związanych z pracą na wspomnianym stanowisku odpowiedzi udzielamy w poniższym artykule.

Audyt (lub audit) jest to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces oceny dowodów z audytu i ich oceny po kątem spełnienia ustalonych wcześniej kryteriów (czyli procedur, zasad, polityk, wymagań prawnych, norm lub wymagań klienta). Jest to działanie związane bardzo często z wdrożonymi w organizacjach systemami zarządzania, np. systemami zarządzania jakością zbudowanymi na podstawie wymagań normy  ISO 9001.

Kim jest audytor wewnętrzny?

Łatwo się zatem domyślić, że audytor wewnętrzny zajmuje się badaniem skuteczności rozwiązań dotyczących systemów zbudowanych na zasadach opisanych w wybranych normach (np. ISO 9001). Badania dotyczą konkretnych działań, oczywiście adekwatnych do profilu działalności organizacji. Są to przede wszystkim:

• odpowiedni nadzór nad firmową dokumentacją: sposób jej prowadzenia, zarządzanie zasobami,
• rola oraz zaangażowanie kierownictwa w procesy rozwojowe organizacji,
• sposób realizacji danego wyrobu lub usługi czy systematyczne badania – zarówno samego wyrobu, jak i procesów produkcyjnych czy poziomu zadowolenia klienta.

Po przeprowadzeniu badania audytor sporządza raport do wewnętrznego użytku kierownictwa organizacji.

Uzyskanie certyfikatu audytora wewnętrznego możliwe jest dzięki ukończeniu odpowiedniego szkolenia, przeprowadzonego przez upoważniony do tego podmiot.

Jak zostać audytorem wewnętrznym?

W teorii funkcję audytora może pełnić każdy pracownik firmy pod warunkiem, że przejdzie odpowiednie szkolenie. W praktyce jednak najlepiej nadają się do tego osoby zajmujące już pewne kluczowe stanowiska. Wszystko ze względu na ich (zazwyczaj) lepszy kontakt z innymi przedstawicielami managementu, a także większą możliwość na wprowadzenie rzeczywistych zmian. Najlepszym sposobem na zostanie audytorem jest wzięcie udziału w specjalistycznym szkoleniu. Powinno być ono przeprowadzone przez osoby z doświadczeniem w danej dziedzinie. Przeprowadzeniem kursu powinna zająć się profesjonalna jednostka certyfikująco-szkoleniowa.

Ważne!

W kursie mogą uczestniczyć również audytorzy, którzy chcą odświeżyć lub ugruntować swoją wiedzę, uzyskać odpowiedź na nurtujące pytania zawodowe lub zainspirować się metodyką innych audytorów.

Wymagania do egzaminu na audytora

Najważniejszym warunkiem do przejścia testu jest oczywiście bardzo dobra znajomość normy ISO, zgodnie z którą dana osoba będzie przeprowadzać audyty. Najpopularniejsze normy to:

• ISO 9001 – norma służąca do zarządzania jakością w przedsiębiorstwie,
• ISO 45001 – norma określająca zasady zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy,
• ISO 14001 – norma wyznaczająca wymogi w zakresie sprawnego systemu zarządzania środowiskowego.

Poza tym konieczne jest poznanie pewnych ogólnych zagadnień wymaganych od każdego audytora. Należą do nich takie zadania jak:

• planowanie audytu,
• wykonywanie poszczególnych zadań,
• stworzenie raportu oraz przeprowadzenie działań poaudytowych.

Wymagania stawiane audytorom i ich pracy zostały określone w normie ISO 19011, która stanowi swojego rodzaju przewodnik dotyczący przeprowadzania audytów. Z jej treścią powinni zapoznać się wszyscy audytorzy, niezależnie od tego, jaka norma stanowi ich specjalizację.

Jakie jeszcze obowiązki należą do audytorów?

Oprócz wykonywania audytów i raportów z przeprowadzonych prac zadaniem audytora wewnętrznego jest również stałe monitorowanie działań firmy w celu upewnienia się, że są one zgodne z określoną normą. Często wymaga się od niego także pomocy we wprowadzeniu niezbędnych zmian, przy czym nie chodzi tutaj o procesy, ale o ludzi. Dobry audytor jest w stanie przekonać pracowników do zmian poprzez pokazaniem im, że doskonalenie przynosi firmie oraz podwładnym wymierne korzyści.