Zasada SMART to jedna z koncepcji zarządzania projektami, która dotyczy planowania oraz określania celów. Reguła SMART to inaczej S.M.A.R.T. – jest to akronim pięciu angielskich słów, stanowiących reguły przydatne w trakcie formułowania celów. Samo słowo „smart” w języku angielskim znaczy mądry, sprytny. Zasada SMART pomaga wyznaczać odpowiednie cele oraz metody ich realizacji w zespole projektowym, ale sprawdzi się także w realizacji zadań w życiu codziennym.

S.M.A.R.T. – rozwinięcie

• „S” oznacza słowo „specific”, co znaczy, że zakładany cel powinien być skonkretyzowany, szczegółowy. Zgodnie z tą zasadą zadanie przeznaczone do realizacji musi być konkretne i jednoznacznie sformułowane. W spełnieniu tego warunku pomaga reguła 6W (angielskie „6 words”, rozumiane także jako „6 pytań”). Formułując cel, należy odpowiedzieć na pytania: kto ma związek z celem, co chcemy osiągnąć, w jakim miejscu i czasie, jakie ograniczenia i wymagania mogą dotyczyć zadania oraz dlaczego powinno być wykonane. Ważne jest także określenie zasobów, analiza koniecznych uprawnień oraz podział odpowiedzialności między uczestnikami projektu.
• Litera „S” może być tłumaczona też jako „simple”, czyli „prosty” i ma znaczenie podobne do wcześniej omawianego – cel nie może być ogólnikowy, powinien być natomiast jasny i zrozumiały.
• „M” pochodzi od słowa „measurable”, które tłumaczymy jako mierzalny – cel powinien być możliwy do określenia przy pomocy konkretnych liczb i dat, ponieważ w ten sposób lepiej jest ocenić poziom jego realizacji.
• „A” oznacza „achievable”, czyli to, że plan powinien być możliwy do osiągnięcia – zadanie ponad możliwości może zniechęcić do jego wykonania. Używa się tu jednak także słów „ambitious” – cel musi być realny, ale ambitny, zmuszający do wysiłku – lub „attractive”, co znaczy, że wyznaczone zadanie powinno być atrakcyjne.
• R” to „realistic”, określa cel realistyczny, możliwy do osiągnięcia. Należy wziąć pod uwagę dostępne zasoby oraz terminy. Zadanie nie powinno być zbyt proste lub abstrakcyjne.
• „T” dotyczy czasu – „timely defined” lub „time-bound” – zakładana realizacja powinna być określona w ustalonym terminie. Najlepszym rozwiązaniem jest więc wykonanie szczegółowego, ale realistycznego harmonogramu. Termin zakończenia poszczególnych etapów oraz całości zadania również należy dostosować do posiadanych zasobów.

Zasada SMART jest czasem rozszerzana do zasady SMARTER (czyli mądrzej, sprytniej). W tym układzie „E” znaczy „exciting”, czyli cel ekscytujący, motywujący do działania. „R” to tutaj „recorded” – zakładany efekt należy zapisać lub utrwalić w inny sposób, aby o nim nie zapomnieć.

Dlaczego metoda SMART działa?

Skuteczność stosowania tej techniki w osiąganiu celów jest wynikiem tego, że pozwala ona łatwo zamienić teoretyczne kroki w prawdziwe działanie. Umożliwia również przekonanie się co do tego, czy plan jest rzeczywiście możliwy do osiągnięcia, co redukuje możliwe straty w przypadku zbyt ambitnych celów. Działanie zgodnie z ideologią SMART pozwala firmie skupić się na wykonywaniu tych czynności, które przyniosą jej oczekiwane, zgodne ze strategią osiągnięcia. Wytyczenie drogi do osiągnięcia celu znacząco ogranicza straty w środkach i w czasie, będące często najwyższym kosztem nieudanych, niezaplanowanych działań. Planowanie celów jest inwestycją w przyszłość. Stosowanie tej techniki w świecie biznesu jest na tyle skuteczne, że wiele osób korzysta z niej również w życiu prywatnym do realizacji osobistych celów.

Jakie są inne zalety tego systemu?

Metoda SMART jest chętnie wybierana ze względu na swoją prostotę. Wystarczy przeczytać kilka artykułów, aby dokładnie wiedzieć, w jaki sposób wdrożyć tę technikę w systemie zarządzania. Narzucony termin realizacji danego planu sprzyja naszej motywacji. Dbając o to, aby cel był atrakcyjny, zyskujemy dodatkową mobilizację do działania. Warto również wspomnieć o uniwersalności tego podejścia, które można stosować w różnych firmach, niezależnie od ich wielkości lub specjalizacji.

Z czego korzystać przy opracowywaniu strategii?

W sieci można znaleźć tak zwane listy kontrolne, które zawierają najważniejsze pytania, jakie warto sobie zadać podczas wytyczania sposobu realizacji celów przy użyciu metody SMART. Wśród  nich najważniejsze są te dotyczące konkretnego opisu planowanego osiągnięcia, daty jego realizacji oraz poszczególnych działań. Jeśli mimo wszystko organizacja nie potrafi efektywnie stosować tej strategii, może w tym celu skorzystać ze wsparcia ekspertów, jakimi są doradcy, coachowie oraz trenerzy. W proces warto zaangażować również pracowników przedsiębiorstwa, którzy stanowią w końcu jeden z jego najcenniejszych zasobów. Zalecamy także zapoznanie się z innymi wartościowymi artykułami, jakie znajdują się w naszej bazie wiedzy. Dostarczają one wielu informacji na temat metod i rozwiązań do natychmiastowego zastosowania w biznesie.