Wdrożenie odpowiedniego certyfikowanego systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO wymaga przeprowadzenia odpowiednich działań, wdrożenia i przestrzegania obowiązkowych procedur. Standardy wymagają pełnej kontroli, obejmującej stałą wewnętrzną ocenę pracy systemu organizacji. Audyt wstępny, inaczej nazywany zerowym, stanowi podstawę prawidłowego wdrożenia systemu – łącznie z poprawnym opracowaniem wymaganej dokumentacji.
Czym jest audyt wstępny?
Audyty wstępne – zwane zerowymi – przeprowadzane są w celu oceny wewnętrznych działań i procesów firmy, w których systemy zarządzania jakością nie zostały jeszcze wdrożone i sformalizowane. Audyty zapewniają zgodność z przepisami i regulacjami oraz ustalenie rzeczywistego stanu przedsiębiorstwa. Audyt wstępny jest przeprowadzany z taką samą niezależnością i obiektywizmem, co audyt certyfikacyjny. Audytor przeprowadza w firmie takie działania, jak:
- przegląd dokumentacji,
- przegląd procesów,
- zapoznanie z polityką jakości funkcjonującą w firmie,
- wywiady z właścicielami procesów,
- przyjrzenie się pracy zatrudnionych pracowników.
Powyższe działania są wykonywane w celu zebrania niezbędnych informacji potwierdzających zgodność organizacji z wymogami systemu zarządzania jakością.
Audyty przeprowadzane są stacjonarnie w firmach, w których standardy będą wdrażane i stanowią kompletną ocenę systemu zarządzania pod kątem wymagań odpowiedniej normy. Jak każde inne badanie, wszystkie stwierdzone niezgodności i obserwacje zostają przedstawione w końcowym sprawozdaniu z kontroli. Raport służy jako punkt odniesienia dla organizacji do usprawnienia procesów i wdrożenia niezbędnych działań korygujących.
Dla kogo jest audyt stanu zerowego?
Audyt zerowy przeznaczony jest dla każdej organizacji, która ma w planach wdrożenie systemu zarządzania jakością i chce określić gotowość do poddania się audytowi certyfikacyjnemu.
Audyty zerowe pomagają w utrzymaniu efektywności operacyjnej poprzez identyfikację problemów i skorygowanie błędów zanim takowe zostaną wykryte podczas audytu zewnętrznego.
Jakie są zalety audytu stanu zerowego?
Przykładowe korzyści z przeprowadzenia takiego audytu to m.in.:
- pomoc organizacjom w zidentyfikowaniu wszelkich niezgodności i wdrożenie działań naprawczych;
- przygotowanie firm do audytu certyfikacyjnego;
- skoncentrowanie na słabszych punktach organizacji, co pomaga w planowaniu innych procesów w organizacji;
- pomoc w uniknięciu dodatkowych i zbędnych kosztów.
Audyt wstępny może zostać przeprowadzony przez wykwalifikowanych konsultantów, rejestratorów lub kompetentne osoby z doświadczeniem i wiedzą dotyczącą odpowiedniego sektora i standardu branżowego.
W zależności od wyniku, organizacje mogą zadecydować o odłożeniu audytu certyfikacyjnego, który już został zaplanowany lub wręcz odwrotnie – przejść audyt certyfikacyjny bezproblemowo. Na podstawie audytu stanu zerowego można stwierdzić, co dana organizacja musi jeszcze zmienić lub jakie wymogi spełnić, aby uzyskać zgodność z normą ISO.
Co po audycie zerowym?
Po zakończeniu audytu zerowego i otrzymaniu pozytywnej opinii ze strony audytora można zaplanować audyt właściwy, który powinien zakończyć się otrzymaniem certyfikacji. Warto również pamiętać o audycie powdrożeniowym, który opiera się na wyrywkowej ocenie wybranych fragmentów działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu może mieć ono pewność co do właściwego stosowania się do wymagań stawianych przez jednostkę certyfikującą. Kolejnym zalecanym krokiem jest wykonanie audytu kontrolnego, który może być przeprowadzony na zlecenie klienta lub z inicjatywy jednostki przyznającej certyfikację.
Audyt zerowy na przykładzie różnych branż
Przeprowadzenie analizy zgodności co do wymagań stawianych w różnych normach może być wykonane dla podmiotów działających w wielu branżach. Stosuje się go na przykład w gastronomii przed wprowadzeniem systemu HACCP. Jest to proces mający na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa żywności poprzez mądre zarządzanie ryzykiem. Wykonanie audytu zerowego pozwala zbadać, czy zasady stosowane w przedsiębiorstwie są dostosowane do zaleceń związanych z dobrymi praktykami produkcyjnymi i higienicznymi. W tym przypadku audyt zerowy pozwoli ocenić przedsiębiorstwo z uwagi na dostosowanie przestrzeni i sprzętu do wymagań stawianych przez system; zbada kwalifikacje oraz wiedzę pracowników, a także poprawne przeprowadzanie procesów. Analiza obejmuje sposób doboru surowców i innych materiałów, a także prowadzenia dokumentacji. W ramach HACCP warto również stworzyć się proces związany z przyjmowanie reklamacji.
O czym należy pamiętać podczas audytu zerowego?
Wiele przedsiębiorstw, nawet tych doskonale przygotowanych, może odczuwać presję związaną ze zbliżającym się audytem. Należy jednak pamiętać o tym, że audytor nie przeprowadza kontroli w sensie urzędowym, co wyklucza udzielanie kar w razie jakiekolwiek odchylenia. Dla każdego działu firmy tworzona jest zazwyczaj odmienna lista pytań kontrolnych, które pozwalają ustalić zgodność praktyk stosowanych w firmie z wymaganiami podczas prawdziwego audytu. Żeby otrzymać rzetelne wyniki, nie należy niczego zatajać, ani wprowadzać specjalnych zmian. Celem audytu zerowego jest w końcu wyznaczenie tych aspektów działalności przedsiębiorstwa, które wymagają udoskonalenia.
