Jeśli wykryta zostanie niezgodność, a dokładniej jeżeli niespełnione zostało przyjęte wcześniej wymaganie, pojawia się konieczność podjęcia konkretnego działania. W tym przypadku możemy realizować korekcję i/lub działanie korygujące. Oba te pojęcia często bywają niezrozumiałe i mylone, dlatego warto przybliżyć ich istotę.

Czym jest korekcja, a czym działanie korygujące ?

Korekcją można określić wszystkie działania, które są podejmowane, w celu usunięcia wykrytej niezgodności. Działania te są ponadto ściśle nakierowane na konkretne, wykryte przypadki, bez analizowania przyczyn powstawania danej niezgodności. Zgodnie z normą ISO 9001 niezgodny wyrób można poddać korekcji w formie przeróbki, przeklasyfikowania, naprawy oraz zlikwidowania – są to przykłady korekcji.

Działaniami korygującymi będą z kolei działania podjęte w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności. Można więc stwierdzić, że korekcja sama w sobie usuwa jedynie skutki niezgodności, podczas gdy działanie korygujące zajmuje się przyczyną jej powstawania. Dodatkowo, dzięki zajęciu się przyczyną powstawania danej niezgodności, można z powodzeniem zapobiec jej ponownemu występowaniu w przyszłości.

Bardzo często chcąc rozwiązać problem z konkretną niezgodnością, firmy decydują się również na zastosowanie obu tych działań. Dzieje się tak, ponieważ dzięki korekcji znika kłopot związany z niezgodnością, natomiast dzięki działaniu korygującemu można skutecznie zapobiec pojawieniu się takiej samej niezgodności w przyszłości, w innych przypadkach.

Czym jest działanie zapobiegawcze?

Działania zapobiegawcze podejmowane są przez organizację, w celu wyeliminowania potencjalnej przyczyny niezgodności procesu. Jeśli więc przedsiębiorstwo identyfikuje potencjalne problemy, które mogą się pojawić np. podczas produkcji, należy ocenić, co może je spowodować, a następnie podjąć działania prewencyjne. Wyeliminują one możliwe błędy, jeszcze zanim zdążą się pojawić.

Przykłady działań korygujących i zapobiegawczych

Działania korygujące, to podjęcie kroków w celu usunięcia przyczyny problemu po jego wystąpieniu. Działania zapobiegawcze natomiast, mają na celu usunięcie przyczyny problemu, zanim on jeszcze się pojawi.

Poniżej przedstawiamy przykład najprostszego działania korygującego oraz zapobiegawczego, dzięki któremu łatwo możemy zobrazować różnicę.

• Działanie korygujące: klient postanawia zakupić stół zaprojektowany i wykonany przez pewną firmę stolarską. Niestety, podczas użytkowania, zahacza koszulą o ostry róg, powodując jej rozerwanie. Zgłasza incydent do stolarza, u którego dokonał zakupu. Firma stolarska podejmuje działania, mające na celu zmianę projektu, aby następne wyprodukowane stoły posiadały zaokrąglone rogi.
• Działanie zapobiegawcze: firma stolarska zauważa, że wykonany przez nią projekt stołu uwzględnia ostre rogi, które mogą być uciążliwe i niebezpieczne podczas użytkowania. Podejmuje więc działanie zapobiegawcze, jakim jest poprawienie projektu, uwzględniające produkcję stołów o zaokrąglonych rogach.

Podsumowując — działania korygujące reagują na problem po jego wystąpieniu, podczas gdy działania zapobiegawcze są proaktywne w stosunku do potencjalnego problemu, zanim on się pojawi.

Dlaczego najnowsze normy ISO wymagają działań korygujących, a nie zapobiegawczych?

Poprzednie wersje ISO 27001, ISO 9001 i norma ISO 14001, zawierały wymagania dotyczące procesu działań korygujących oraz procesu działań zapobiegawczych, w ramach systemu zarządzania. Podczas wdrożeń, pojawiało się zamieszanie, związane z błędnymi interpretacjami. Tak więc najnowsze wersje norm ISO nie wymagają już działań zapobiegawczych. Zastąpiono je myśleniem opartym na ryzyku  oraz doskonaleniem.

Myślenie oparte na ryzyku i doskonalenie

Myślenie oparte na ryzyku wymaga zidentyfikowania obszarów, które mogą wpłynąć na system zarządzania w przypadkach, w których nie jesteś pewien rezultatu. Ten sposób myślenia, pozwala na zidentyfikowanie niepewności i ryzyka oraz określenie, czy należy podjąć określone działania. Myślenie oparte na ryzyku nie ogranicza się jednak tylko do negatywnych wyników. Powinno być również wykorzystywane przez organizacje do identyfikowania pojawiających się szans.

Doskonalenie natomiast to wszystkie działania, które podejmowane są po to, aby usprawnić procesy zarządzania. Skupia się na znalezieniu skutecznych sposobów na wdrożenie usprawnień, zamiast projektowania skomplikowanego systemu działań zapobiegawczych.